Avant le shift

Accueil de l’équipe

Pour savoir qui sera présent cette semaine à mon shift, c'est ici.

Le coopérateur-référent ou la coopératrice-référente présente en magasin (de l’équipe entrante ou sortante) accueille les coopérateurs et coopératrices de l’équipe entrante au point d’accueil situé dans le stock.

Le référent ou la référente s’assure que les coopérateurs et coopératrices se lavent les mains et enlèvent les bijoux aux mains. Si les ongles sont vernis, il faudra porter des gants (dispos au-dessus de l’armoire du vestiaire).

Demander s’il y a des remplaçants ou des nouveaux membres. Si c’est le cas, les présenter rapidement au reste de l’équipe.

S’assurer que tous les membres de l’équipe ont pris connaissance du plan d’évacuation, de la présence des extincteurs, de la place des Manuels de procédures (classeur noir), de la trousse de secours (bureau du salarié).

Le coopérateur-référent ou la coopératrice référente peut déléguer certaines fonctions de sa mission tels que les facilitateurs ‘Technique’ et ‘Bien-être’ (Voir aussi la page Les différents rôles en magasin).

Répartition des tâches au sein de l’équipe

Voir aussi la checklist de la journée. 

La personne référente fait le point avec celle de l’équipe précédente et la salariée si elle est présente. La personne référente vérifie aussi l’ensemble des tâches attendues dans l’ensemble des shifts via la check-list qui indique aussi ce qui a été fait par les équipes précédentes et qui permet d’évaluer ce qu’il reste à faire. La check-list est généralement affichée au tableau dans le bureau ou est détenue par le shift précédent.

La personne référente veille à ce que tous les rôles et tâches soient distribués lors du briefing, selon les besoins du magasin et en respectant les capacités/envies de chacun des membres.

La répartition se fait en général selon certaines règles :

• En fonction du créneau horaire, les tâches spécifiques et prioritaires sont indiquées dans la checklist de la journée ;
• S’assurer que chaque travailleur est formé sur le poste qu’il occupe, ou le former ;
• Être vigilant à rester discret sur les limites de chacun (problème avec l’informatique, problème de santé, difficulté pour lire et écrire).

Rappeler les règles d’hygiène

• Se laver les mains et déposer ses affaires (sac, manteau) au vestiaire. Voir aussi les autres règles AFSCA et affichées en magasin ;
• Ne pas sortir toute la marchandise hors frigo afin de respecter la chaîne du froid ;
• Mettre un bac ou un chariot entre l'alimentation et le sol

Rappeler aussi les règles de bien-être

• Demander de changer de tâches si on en ressent le besoin ;
• Poser les questions nécessaires pour la bonne compréhension de la tâche ;
• Habillement adapté au travail de magasin ;
• Utiliser un chariots pour porter des charges lourdes ;
• Boire en suffisance pendant le travail ;
• N'hésitez pas à prendre 15 minutes avant ou après votre shift pour mieux vous connaître 😊

La personne référente invite en priorité les personnes volontaires pour les postes d’accueil et de caisse à relayer l’équipe sortante.

Lister les tâches à réaliser pendant le service et répartir les tâches en fonction des possibilités des uns et des autres. Sauf pour la caisse ou cas particulier, les membres sont encouragés à participer à différentes tâches d'un shift à l'autre.

Encodage des présences et absences

Le coopérateur-référent ou la coopératrice-référente doit encoder les présences et les absences de son équipe au début du shift via le formulaire “Fiche de présence aux shifts” disponible sur l’ordinateur de l’Accueil. Attention, On envoie un formulaire par shift comportant l'ensemble des travailleurs présents.

Pour rappel, la vérification et les éventuelles sanctions comme prévue dans le ROI sont de la responsabilité du Groupe de Travail (GT) ‘Shift’. 

Pendant le shift

Après une première répartition, la personne référente peut éventuellement faire le tour des membres pour s’assurer que la tâche soit bien comprise. Donner des infos supplémentaires si nécessaire. Faire une nouvelle répartition des rôles et tâches en milieu de shift pour ceux qui le souhaitent.

Concernant le poste de caisse, repérer ceux qui semblent à l’aise et sont fiables pour leur proposer d’assurer cette tâche plus régulièrement. Une bonne méthode est de faire des binômes avec un caissier qui a fait ses preuves et un débutant. 

Le coopérateur-référent ou la coopératrice-référente :

• indique aux coopérateurs et coopératrices les procédures présentes dans le magasin et auxquels ils doivent se référer pour accomplir les tâches ;
• s’assure que les coopérateurs et coopératrices portent les équipements d’hygiène ou de protection individuelle lorsque c’est nécessaire ;
• vérifie que les coopérateurs et coopératrices n’ont pas d’attitude ou un comportement pouvant mettre en danger d’autres coopérateurs ou détériorer le matériel de la coopérative ;
• participe, autant que possible, à l’intégration des coopérateurs et coopératrices et répond à leurs questions.

En cas de difficultés rencontrées avec une personne de l’équipe (qui ne voudrait pas travailler par exemple, ou ne respecterait pas les consignes de sécurité), échanger avec elle pour identifier le problème, et demander l’aide du GT Shift.

A noter : les coopérateurs et les coopératrices NE font PAS leurs courses PENDANT leur service pour bien distinguer la casquette coopérateur/shifteur et la casquette acheteur/consommateur. L'objectif est d'être disponible pendant son shift et ne pas faire ses achats tout en les encaissant. Courses d’appoint (+- 5 articles) uniquement pour les personnes ne pouvant venir plus tôt et terminant la journée (shift de fermeture), en accord avec le référent et pour autant qu'il n'y ait pas d’impact sur le travail à effectuer.

Si les courses sont faites avant, elles doivent avoir été payées directement, et être placées dans le vestiaire.

En fin de shift 

Vérification : Faire le tour du supermarché pour s’assurer que le matériel utilisé a été rangé : gros matériel comme petit matériel (seau, cutters, scotch, markers ...).

En fin du service, le coopérateur-référent ou la coopératrice-référente : 

• débriefe avec son équipe : est-ce que les tâches sont terminées ? Qu'est-ce qu'il reste à faire ? Difficultés rencontrées, remarques ?
• remplit la fiche de suivi pour la transmission des infos aux équipes suivantes et remettre la check list au shift suivant ou la replacer sur le tableau du bureau ;
• accueille les coopérateurs et coopératrices de l’équipe entrante en attendant que leur référent arrive ;
• prévoit un temps d’échange avec le référent de l’équipe entrante.