Cette procédure est très importante et délicate. De cela dépendent les paiements en temps et en heure aux fournisseurs.
Il y a 4 étapes essentielles pour le bon suivi des factures.
¶ A. Retrouver les factures
- Se logger dans la boîte mail orders.wandercoop@gmail.com
Mot de passe : (envoyé par e-mail avec cette procédure)
ATTENTION : La première fois que vous vous connectez, prévenez Daniela ou Isabelle à l'avance. Il y a une double vérification qui doit être faite avant de pouvoir accéder à la boîte mail.
Astuce : Connectez vous à votre compte gmail (si vous en avez un). Clic sur l'icône de votre compte, en haut à droite, et puis clic sur ajouter un compte :
2. Parcourir les e-mails pour retrouver les factures :
Une fois la facture retrouvée, il faut vérifier que les produits et les prix mentionnés sur la facture soient identiques à ceux du bon de livraison.
¶ B. Retrouver les bons de livraison
3. Aller sur le dossier sur le drive.
4. Choisir le fournisseur et le bon qui corresponde à la facture. Normalement cette information se trouve en haut à droite ou à gauche de la facture.
Par exemple :
Dans le dossier du drive, les bons de livraison sont nommés : AnnéeMoisJour(de livraison)_NomDuFournisseur
¶ C. Comparaison d’information
5. Ouvrir le fichier du bon de livraison et de la facture.
6. Comparer l’information : produits, quantités, prix d'achat, total, vidange.
Attention ! Faire attention aux notes faites sur les bons de livraison des réclamations. Si on n’a pas reçu un ou plusieurs produits, il faut que la facture soit adaptée. Si ce n’est pas le cas, alors on doit faire une réclamation (voir point 15 plus bas).
Cas spécial - Vidange: (voir points F et G): Pour certains fournisseurs (Terroirist, Ecodal), il faut aussi vérifier que la vidange soit prise en considération dans la facture. Pour savoir combien de consignes ont été rendues, consulter le fichier ici.
7. Si l'information de la facture correspond à l'information du bon de livraison, vous ne devez pas faire les pas numéro 15, 16 ni 17. Au contraire, si l'information ne correspond pas, faites uniquement les pas 15, 16 et 17.
8. Si l’information de la facture correspond à l’information du bon de livraison :
9. Aller sur l’e-mail de la facture et faire clic en “transférer”
10. Modifier l’objet de l’e-mail : “Facture à payer NOMDUFOURNISSEUR - NUMERODELA FACTURE - DATE D'ÉCHÉANCE" :
11. Envoyer la facture à invoice@wandercoop.be
Il n'est plus nécessaire de faire les points 12 et 13 (archiver la facture sur le drive, déplacer le bon de livraison dans le dossier “bons de livraison traités”)
12. Archiver la facture sur le drive, dans le dossier “factures traitées” du fournisseur en question. Pour cela, téléchargez la facture dans votre ordinateur. Dans le dossier du fournisseur en question, sub-dossier “factures traitées”, clic sur “nouveau” (à en haut à gauche) et puis sur “importer un fichier” .
13. Placer le bon de livraison correspondant sur le drive, dans le dossier “bon de livraison traités” du fournisseur en question.
14. Dans l'email de la facture : archiver l’e-mail avec le libellé qui correspond au fournisseur. Pour les fruits et légumes, l’étiquette est soit le Nom du producteur/grossiste ou commence par “Fruits & Légumes / NOMDUPRODUCTEUR”.
Attention : Enlever tous les autres libellés en faisant clic sur la croix de chacun. C'est uniquement le libellé du fournisseur qui doit rester visible.
15. En cas de différences dans la facture par rapport au bon de livraison :
16. Aller sur l’e-mail de la facture, faire clic en "transférer" et envoyer la facture à daniela@wandercoop.be en expliquant le souci.
17. Enlever le libellé “Facture à payer” et ajouter le libellé “Facture à payer / Erreur facture en attente”
ATTENTION : Ne pas archiver ni la facture ni le bon de livraison. Laisser l'e-mail comme “non lu” dans la boîte de réception.
18. En cas d’absence du bon de livraison sur le Drive :
Aller sur l’e-mail de la facture et faire clic en "transférer"
Envoyer la facture à daniela@wandercoop.be et expliquer le souci.
Enlever le libellé “Facture à payer” et ajouter le libellé “Facture à payer / Erreur facture en attente”
Ne pas archiver la facture. Laisser l'e-mail comme “non lu” dans la boîte de réception.
Remarque : si le bon de livraison se trouve dans le drive mais pas dans le fichier Afsca, il faudra ajouter une ligne pour ce bon de livraison. Plus d'information ici.
¶ D. Suivi de factures
Nous partons du principe que pour chaque commande, il y aura une facture. Pour certains fournisseurs la facturation est mensuelle (1 facture = 4 ou 5 livraisons).
19. Chercher, dans le fichier de traçabilité AFSCA, la commande qui correspond à la facture traitée et compléter le numéro de la facture et indiquer si c’était envoyée à invoice@
Attention : C'est très important de bien encoder le numéro de facture et mettre “ok + date d'envoi” dans la colonne H “Facture envoyée @invoice” pour éviter les doubles paiements.
¶ E. Notes de crédit
Parfois nos recevons des notes de crédit des fournisseurs avec des montants à créditer en faveur de la wAnderCoop. Ceci arrive typiquement dans deux types de cas:
Retour de vidanges : Certains fournisseurs (Paysans Artisans, Vajra) envoient des notes de crédit séparées pour les consignes au lieu de les inclure dans les factures.
Plus de détail sur la vérification des notes de crédit dans ces cas spécifiques se trouvent dans les sections H (Paysans Artisans) et I (Vajra).
Erreurs de livraison / retours de produits : parfois nous recevons des notes de crédit suite à des soucis avec une livraison ou un produit (produits non livrés ou endommagés, réclamations de qualité, etc.).
Procédure:
1 - Trouver le(s) bon(s) correspondant(s) dans le fichier de traçabilité AFSCA et le mail avec la facture correspondante dans la boîte mail orders
2 - Vérifier que le montant de la note de crédit est correct
3 - Rajouter le numéro de la note de crédit dans la case ‘numéro de facture’
4 - Envoyer la facture à invoice@wandercoop.be en annexant la note de crédit dans le même mail
Suivre la procédure à partir du point C.8, avec attention sur les points suivants:
- Objet du mail: “Facture à payer + note de crédit - NOMDUFOURNISSEUR - NUMERODELAFACTURE + NUMERONOTECREDIT - DATE D'ÉCHÉANCE"
- Faire les points C.12 à 14 pour le mail de la facture et le mail de la note de crédit (sauvegarder les documents dans ‘factures traitées’ et enlever les libellés des mails)
5 - Dans le cas où la facture à déjà été envoyée pour paiement et il n'y a aucune autre facture à payer pour ce fournisseur:
Transférer le mail de la note de crédit à invoice@wandercoop.be avec objet du mail: “Note de crédit - NOMDUFOURNISSEUR - NUMERONOTECREDIT”
¶ F. Vidange Terroirist
Pour Terroirist, nous recevons une facture par livraison qui contient les produits livrés, les vidanges livrées et les vidanges reprises.
Sur la facture de Terroirist, les vidanges/consignes reprises sont marquées en quantité négative.
En suite, il faut comparer la date du bon de livraison avec la même date dans le fichier "Retour consignes", onglet “Terroirist”.
Dans cet exemple, la facture correspond au bon de livraison du 11/01/2024, et les quantités sur la facture correspondent aux quantitées indiquées dans le fichier:
Attention: les bouteilles de bière sont facturées par bac de 24.
Si les quantités correspondent:
Marquer la ligne en vert et rajouter le numéro de la facture dans la case “Commentaires” (comme dans l'exemple si-dessus).
Continuer à partir du pas C.8.
Si les quantités ne correspondent pas, ou si il y a des informations manquantes:
Rien marquer sur le fichier, et continuer à partir du pas C.15
¶ G. Vidange Ecodal
Pour Ecodal, nous recevons une facture par livraison qui contient les produits livrés, les consignes livrées et les consignes reprises.
Sur le bon de livraison, le livreur indique les consignes reprises (au verso) :
Il faut alors vérifier que ces infos correspondent à la facture reçue (marquées en quantité négative en bas de la facture):
Si les quantités correspondent:
Continuer à partir du pas C.8.
Si les quantités ne correspondent pas, ou si il y a des informations manquantes:
Ne pas valider la facture et continuer à partir du pas C.15
Si rien n'est noté ni sur le bon ni sur la facture, c'est que le chauffeur n'a rien repris et qu'il n'y a pas de consignes à créditer.
¶ H. Vidange Paysans Artisans
Pour Paysans Artisans, nous recevons une facture par livraison qui contient les produits livrés, les consignes livrées et les consignes reprises :
Il faut comparer ces informations avec les feuilles jaunes du “Carnet de gestions des cautions" Départ pour les vidanges réceptionnées et Retour pour celles reprises par le fournisseur. Ces feuilles sont scannées avec le bon de livraison ou séparément et mises dans le fichier AFSCA.
Si les quantités correspondent:
Continuer à partir du pas C.8.
Si les quantités ne correspondent pas, ou si il y a des informations manquantes:
Ne pas valider la facture et continuer à partir du pas C.15
¶ I. Vidange Vajra
Pour Vajra, les factures ne contiennent que les produits et consignes livrées, et nous recevons des notes de crédit séparées pour les consignes rendues:
1 - Ouvrir la note de crédit et trouver la mention du bon de vidange correspondant (date ou numéro de bon, en bas du document):
2 - Ouvrir le fichier Retours consignes, onglet Vajra pour trouver le bon correspondant:
3 - Dans le document Traçabilité AFSCA' trouver le bon de commande Vajra qui correspond à cette date.
Normalement, le bon de retour de vidange se trouve en dernière page du bon de commande scanné.
4 - Comparer le bon de retour de vidange avec la note de crédit.
5 - Si les deux documents correspondent, remplir les colonnes en bleu (numéro de note et date) et continuer la procédure ‘Note de crédit’ à partir du point E.3
Si il y a une différence, continuer la procédure à partir du point C.15 (marquer ‘facture en attente’ et transférer le mail aux salariés)