Les bons de livraison à scanner se trouvent sur l'imprimant du bureau.
Il faut scanner chaque bon de livraison en format PDF, un seul fichier par bon de livraison (avec plusieurs feuilles, si c'est le cas).
Pour cela :
- Ouvrir l'application “Brother iPrint & scan” qui se trouve dans le bureau ou dans la barre d'outils de l'ordinateur des salariés. Ne pas faire depuis l'imprimant car les fichiers ne se sauvegardent pas dans le bon dossier.
- Mettre les feuilles à scanner
- Clic sur numérisation
- Ajouter toutes les pages dans le même fichier
- Sauvegarder avec la nomenclature suivante : AAAAMMDD_Nomdufournisseur (AAAAMMDD c'est la date de réception de la livraison marquée sur le bon). Par exemple : 20250203_Delibio
- Les fichiers sont sauvegardés dans le dossier “Bons de livraison” dans Documents de l'ordinateur du bureau
- Noter sur un brouillon, les dates des bons de livraison. Par exemple : 20 janvier 2025, 21 janvier 2025, etc.
- Une fois tous les bons de livraison scannés, les perforer et les mettre dans la farde jaune. Il n'est pas nécessaire de classer, uniquement laisser ressemblé tous les bons de la semaine et mettre un intercalaire avec le numéro de la semaine (par exemple s2/2025).
Cas spéciaux
- Ferme Nos Pilifs : scanner le bon des pains et le bon des biscuits en deux fichiers séparés (rajouter ‘pains’ et ‘biscuits’ aux noms des fichiers)
- Terre&Pain : enregistrer sous le nom BonPain
- Ecodis : attention, il y a deux fournisseurs différents avec le même nom. Si c'est du frais, encoder sous le nom Ecodis, si c'est du non alimentaire: EcodisFrance
- Deux bons du même fournisseur dans la même semaine (Delibio, Marma, Paysans Artisans,…): créer deux fichiers séparés!
- Bons de retour de vidanges (Vajra, Paysans Artisans, …) : scanner le(s) bon(s) de vidage avec le bon de livraison du même fournisseur, dans un seul fichier.
- Ouvrir “Mes documents”, puis aller sur le dossier “Bons de livraison”.
- Au même temps, ouvrir le drive dans une deuxième fenêtre :
- Ouvrir Google chrome
- Taper dans la barre URL "02. Livraisons et Factures"
- Sélectionner le fichier (ne pas faire enter).
- On a deux fenêtres : Le drive "02. Livraisons et Factures" (Google chrome) d'un côté et le dossier des “bons de livraison” de l'autre côté.
- Sur le drive "02. Livraisons et Factures", trouver le fournisseur (ne pas l'ouvrir).
- Sur “Bons de livraison”, “prendre” chaque bon de livraison et le “glisser” dans le dossier fournisseur correspondant dans le drive "02. Livraisons et Factures" de Google Chrome.
- Faire cette manipulation pour tour les fichiers.
- Fermer le dossier “Bons de livraison” mais garder ouvert le drive.
- Ouvrir le fichier “Traçabilité AFSCA” dans une deuxième fenêtre :
- Ouvrir Google chrome
- Taper dans la barre URL “Traçabilité AFSCA”
- Sélectionner le fichier (ne pas faire enter).
- On a deux fenêtres : Le drive "02. Livraisons et Factures" (Google chrome) d'un côté et “Traçabilité AFSCA” de l'autre côté.
- Dans la barre de recherche du drive "02. Livraisons et Factures" taper la première date des bons de livraison (à l'aide du brouillon avec les dates) : par exemple 20250205 puis faire enter.
- Il y aura tous les bons de livraison de cette date. Il y aura peut-être d'autres fichiers, ignorer ces fichiers.
- Sur “Traçabilité AFSCA” encoder une ligne par bon de livraison avec les éléments suivants :
- Colonne A : la date de réception de marchandise. Format : AAAA/MM/JJ
- Colonne B : le nom du fournisseur
- Colonne C : Nature du produit : se remplit automatiquement quand on écrit correctement le nom du fournisseur.
- Colonne D : Identification : faire un lien vers le bon de livraison scanné qui est enregistré sur le drive "02. Livraisons et Factures" . Pour ceci :
- Clic droit sur le bon de livraison du drive
- Clic sur “share (partager)”
- Clic sur “copy link (copier le lien)”
- Aller dans le fichier “Traçabilité AFSCA” et coller dans la colonne D.
- Colonne F : On indique qui encode (votre prénom).
- Colonne G et H : ce sont de colonnes réservées aux shifts admin facturation. Ne rien mettre, s'il vous plaît
- I : Remarques : en cas de doute, tu peux y mettre les questions et remarques pour une vérification par l'employé. Ne pas effacer les remarques déjà présentes.
Attention:
Il peut arriver que - en cas d'une réclamation - une ligne soit déjà pré-remplie, et qu'il ne manque que le lien vers le bon de livraison. Il suffit de compléter le lien du bon dans la case D, au lieu de créer une nouvelle ligne.
Une dernière chose à faire:
Une fois que tout est rempli, rajouter les nouvelles lignes sous le filtre (sélectionner toute la ligne 3, puis aller dans le menu et cliquer sur ‘remove filter’, puis ‘create filter’). A la fin, le trait vert doit être en dessous de la dernière ligne créée.
Nous avons jusqu'au dimanche 12h pour compléter ce registre, pour assurer que tout est bien encodé pour le shift admin facturation qui commence ce jour-là.
Merci beaucoup !