Il faut scanner chaque bon de livraison en format PDF, nomenclature suivante : AAAAMMDD_Nomdufournisseur (AAAAMMDD c'est la date du jour = date de réception de la livraison).
Un seul fichier par bon de livraison !
Les fichiers sont sauvegardés dans le dossier “Bons de livraison” dans Documents de l'ordi du bureau.
Les placer sous le dossier du fournisseur dans le drive. Ne pas classer dans le dossier “bon de livraison factures”.
Ensuite, les perforer et les classer par date de réception (par semaine) dans la farde jaune (utiliser un intercalaire).
Il faut compléter le registre de traçabilité AFSCA et renseigner toutes les livraisons.
ASTUCE : après avoir scanné et mis sur le drive tous les bons de livraison, chercher dans la barre du drive “AAAAMMDD_” avec la date du jour pour y visualiser l'ensemble des bons de la journée.
Pour assurer la traçabilité AFSCA, nous devons avoir un 'registre IN' compilant l'ensemble des livraisons que nous avons reçues et faisant le lien vers les bons de livraison.
Grâce aux infos des bons de livraison, il faut remplir le fichier sur le drive : https://drive.google.com/file/d/1bN4n5arKWXMwyyk3fBAXdrXuYx3B5wgv/view?usp=sharing
Voici les éléments à renseigner :
Nous avons jusqu'au dimanche après livraison pour compléter ce registre IN.