Enregistrement vidéo d'une formation NextCloud

Vous pouvez visionner l'enregistrement vidéo d'une séance d'introduction à NextCloud et Talk.

Création de votre compte

C'est un administrateur qui doit procéder à cette création, en utilisant votre nom, prénom et adresse e-mail. Vous allez recevoir un e-mail de confirmation vous permettant de créer votre mot de passe et commencer à utiliser la plateforme NextCloud.

Le mail de confirmation sera de la part de l'adresse suivante : nextcloud@wandercoop.be 
avec comme titre : « Votre compte NextCloud a été créé »

NB. si jamais vous n'avez pas reçu cet e-mail, veuillez le faire remarquer au GT IT.

Le mail de bienvenue contient deux liens : 

1-Créer votre mot de passe :  

Suivez ce lien pour créer votre mot de passe. Le premier écran vous permet de le faire. À ce stade, n'oubliez pas de sauvegarder quelque part ce nouveau mot de passe. 
Ensuite, vous pouvez entrer dans le système en renseignant votre nom d'utilisateur ou e-mail, et le nouveau mot de passe. Votre nom d'utilisateur est la concaténation de votre prénom puis votre nom sans espaces et sans accents. L'email est celui sur lequel vous avez reçu l'invitation.
Vous allez ensuite voir des écrans vous présentant NextCloud. Il est utile de les lire pour profiter pleinement de la plateforme. Et vous voici dans votre page de garde que vous allez voir régulièrement à chaque connexion à NextCloud. Vous y trouverez la liste des discussions Talk (l'outil qui va remplacer BaseCamp) dans lesquelles votre nom est mentionné ainsi que les événements futurs de vos groupes. Vous faites partie au moins de deux groupes : celui de votre GT et du Groupe Général. 
Vous allez pouvoir aménager cette page et la plateforme selon vos besoins en allants dans les paramètres (bouton en haut à droite avec votre initiale).

À ce stade, il est utile de marquer la page dans votre browser pour pouvoir la retrouver ultérieurement. 
Le bouton en haut à droite avec votre initiale conduit aussi vers votre profil. Vous y trouverez un bouton qui vous permet de modifier ce profil, chose intéressante à faire pour partager vos informations avec les autres membres des GTs, utilisateurs de NextCloud.
Un deuxième bouton vous permet d'ouvrir Talk dans le browser. C'est déjà bien, mais sachez que vous pouvez installer Talk comme application indépendante sur vos PCs et téléphones, et ainsi profiter des notifications.
 

2-Installer Talk:

Dans le mail d’invitation il y a un deuxième lien qui vous permet d'installer NextCloud ou Talk comme application indépendante. Pour le moment, je vous conseille d'installer seulement Talk, comme dit plus haut.

Pour vous connecter, indiquez l'adresse du serveur suivante: doc.wandercoop.be et votre mot de passe NextCloud

Dans Talk, vous allez pouvoir rejoindre des conversations existantes, ou créer des nouvelles conversations et leur ajouter des participants. Comme tous les GTs et leurs membres sont dans la plateforme, il sera très facile de les toucher. J’espère que Talk deviendra le lieu évident et unique des échanges. 

À ce stade, familiarisez-vous avec Talk et je vous invite déjà à l’utiliser à la place de BaseCamp pour les conversations.

Si vous n'avez pas reçu l'email de bienvenue

Ceci peut arriver, souvent chez les utilisateurs de Gmail, parce que Gmail constate que notre adresse nextcloud@wandercoo.be envoie trop de mails et est probablement un spammeur.

Dans ce cas contactez-nous, nous vous assignerons un mot de passe temporaire que vous pouvez utiliser pour vous connecter la première fois, à l'adresse suivante https://doc.wandercoop.be/

Utilisez votre email comme login et le mot de passe temporaire pour entrer dans le système.

Nous vous conseillons de changer aussitôt votre mot de passe, dans le menu “Paramètres personnels” puis “sécurité” accessible depuis l’icône avec vos initiales en haut à droite.

Bonnes pratiques d'utilisation de Talk

Pour le moment, Talk est utilisable pour les conversations textuelles. Nous avons demandé à notre fournisseur d'adapter l'installation pour permettre les conférences audios et même vidéos. Nous vous avertirons quand c'est fait.

Vous pouvez mettre de l'ordre dans la liste des conversations à gauche de l'écran en choisissant et marquant vos conversations favorites, qui apparaîtront ainsi en haut de la liste.

Les paramètres de Talk (en bas de la liste des conversations, à gauche), vous permet d'adapter l'interface à vos besoins.

Documentation générale

Vous trouverez de la documentation sur Talk à plusieurs endroits, comme ceux listés ci-après. 
NB. Prenez garde que toutes les fonctions décrites dans ces docs ne sont pas toujours disponibles pour nous, comme les appels vidéo.

• Documentation de l'éditeur NextCloud: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/fr/talk/index.html

Bonnes pratiques d'utilisation de NextCloud

Documentation générale :

Vous trouverez de la documentation sur NextCloud à plusieurs endroits, comme ceux listés ci-après. 
NB. Prenez garde que toute la documentation ne concerne pas les utilisateurs finaux, mais aussi les administrateurs comme le GT IT, comme tout ce qui concerne l'installation.

• Documentation de l'éditeur NextCloud: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/fr/#
• Documentation NextCloud de notre fournisseur TacTic ASBL: https://guides.tacticasbl.be/nextcloud/

Gérer son espace de stockage

Chaque utilisateur se voit attribué un espace de stockage personnel de 50 MB. C'est peu et c'est voulu, car le vrai espace de stockage est celui des GTs qui n'est pas limité (en théorie).

Dans votre espace personnel, vous trouverez déjà des fichiers de promotion de NextCloud ainsi que des exemples d'images. Après les avoir consultés, vous pouvez les effacer pour gagner de l'espace.

Pour retrouver plus facilement dans la liste des répertoires accessibles à vous ceux de votre GT, vous pouvez les marquer comme favoris, ils apparaîtront ainsi en haut de la liste. 

Créer des liens vers vos fichiers favoris

Vous pourriez vouloir garder sous la main, certains fichiers partagés par d'autres. Il est pratique d'utiliser les fichiers .url à cet effet. Cette extension permettent de stocker comme fichier un lien vers un autre fichier ou site, interne ou externe à NextCloud. Voici comment faire dans le cas d'un autre fichier interne:

Dans le gestionnaire de fichiers :

1. Dans l'interface web de Nextcloud, cliquer sur les ... à droite du document vers lequel créer un lien
2. Cliquer sur Détails
3. à droite, cliquer sur Partage
4. En bas à droite, cliquer sur le symbole permettant de Copier le lien interne dans le presse-papier
5. Aller ensuite dans le dossier dans lequel créer le lien
6. Dans le navigateur, cliquer sur + puis sur Nouveau lien (.URL)
7. Inscrire librement le nom souhaité - attention de bien garder .URL à la fin du nom du lien - puis cliquer sur le flèche à droite pour valider
8. Dans la nouvelle fenêtre, coller le lien interne dan le champ URL cible du lien
9. Optionnel  : cocher si besoin Ouvrir dans la même fenêtre sinon, par défaut, le lien ouvrir une nouvelle fenêtre/un nouvel onglet selon la configuration propre à chaque navigateur internet
10. Cliquer sur le bouton rouge Enregistrer

Adapter les paramètres à ses besoins

Le menu des paramètres est accessible dans NextCloud en cliquant sur vos initiale ou photo en haut à droite.

Vous pouvez les parcourir et adapter l'apparence et le comportement de NextCloud à vos besoins. Faites attention particulièrement à ces deux catégories :

Sécurité :

NextCloud est configuré pour permettre l'authentification à deux facteurs, mais vous laisse le choix de l'activer ou pas pour votre compte.

Si vous décidez de l'activer, vous avez trois options : 

1. la notification dans NextCloud: utile seulement pour se connecter NextCloud sur un deuxième appareil si on garde une connexion à NextCloud sur un premier appareil. C'est le cas des personnes qui utilise le client de synchronisation de NextCloud, ce que la plupart de vous ne fera pas.
2. TOTP (application d'authentification), il s'agit d'un code généré sur votre smartphone par une app couplé à NextCloud. Les apps les plus connus sont Google et Microsoft Authenticator, mais nous vous conseillons d'utiliser FreeOTP+ sur Android.
3. Les codes de récupération : faites bien attention de les copier dans un endroit sûr. Vous les utiliserez au cas où vous perdez l'accès à votre app ou téléphone.

Notifications

Vous pouvez y configurer de recevoir ou non les notifications des changements qui surviennent dans NextCloud et le canal. 

Gestion des Groupes et des équipes

• Les groupes sont utilisés pour grouper les contacts externes. Nous avons prévu deux carnets d'adresses à cet effet:
  • Contacts wAnderCoop , pour éventuellement communiquer avec les coopérateurs qui ne sont pas dans NextCloud
  • Contact Externes: pour les fournisseurs ou autres contacts utiles

Gestion des agendas communs

• Chaque GT se voir attribué un agenda GT XX Calendrier dans lequel il peut créer ses événements. Il existe également un agenda commun à tous les GTs: wAnderCoop Calendrier commun.
• Dans vos paramètres vous pouvez choisir les notifications liées aux agendas et événements que vous voulez recevoir ainsi que le canal.
• Pour voir l'agenda sur vos téléphone, vous devez dans l'application Agenda que vous utilisez, connecter un agenda externe de type CalDAV, et indiquer doc.wandercoop.be comme URL, puis vous connecter. Attention !, si vous avez activé la sécurité à deux facteurs, il faut la désactiver temporairement. Vous verrez alors l'ensemble des agendas dans NextCloud auxquels vous avez accès et vous pourrez ainsi choisir ceux qui vous intéressent.

Gestion des tâches (Tâches et Deck)

• Tâches est l'application native de gestion des tâches dans NextCloud.
  • Les tâches ont des divers attributs  (priorité, % terminé, … ) et peut avoir des sous-tâches
  • Les tâches sont groupées au sein des listes
  • Les listes peuvent être partagées, par exemple avec votre GT
  • Quand une tâche a une date d'exécution, elle apparaît également dans l'agenda
• Deck est une application externe que nous avons ajoutée, car elle permet d'avoir une vue graphique des tâches de type KanBan,
  • Les tâches s'appellent cartes
  • Les cartes sont moins riches en attributs que les tâches
  • Les cartes sont groupées dans des tableaux. Un tableau peut être partagé, par exemple avec votre GT.
  • Dans un tableau, on peut créer des listes et glisser les tâches d'une liste à l'autre. Par exemple, on peut créer les listes : À faire, En cours, Terminés.
  • Deck s'intègre avec Tâches. Les cartes créées dans Deck sont visibles aussi dans Tâches.

Vous pouvez tester et utiliser l'une et/ou l'autre.

Formulaires en ligne

• Ce point sera abordé plus tard, après la migration documentaire

Photos et albums

Si vous voulez publier des photos, veuillez utiliser les Albums collaboratifs déjà créés par le GT IT, puis notifier ce GT pour qu'il change son intitulé. Si vous créez un album vous-même, il sera créé dans votre espace personnel, ce qui n'est pas une bonne idée.

Limitations remarquées lors des tests

• Pas de notifications dans les tâches quand quelqu'un fait un commentaire
• Les notifications dans Talk ne marchent que pour le Tableau de bord
• Deck ne permet pas de faire des cartes récurrentes, Taches non plus
• Agenda ne permet pas de mettre des liens dans les événements, ni des images ==> Les liens, si. Les images, non.
• L'éditeur des commentaires du Deck permet seulement le plain texte. Le formatage est utilisant la notation MarkDown.
• Talk : Par défaut, les messages de groupe sont en ‘seulement les mentions @’ et pas ‘tous les messages’
• Même quand l'option ‘tout les messages’ est active, on ne reçoit des notifications que si Nextcloud est ouvert au moment où le message et envoyé
• Deck : Pas de notification pour des commentaires sur les cartes, seulement si mentionné avec @

Livre de recettes

Voici une application qui permet de partager entre nous des recettes de cuisine. 

Pour éditer des recettes, l'application propose des attributs détaillés, qui permettent d'adapter automatiquement les quantités des ingrédients au nombre des portions.

On peut également automatiquement importer (champs en haut à gauche) des recettes d'autres sites web, mais attention aux droits d’auteur.

Le partage se fait à travers un répertoire commun “Recettes partagées”. Il faut commencer par le choisir dans les paramètres de l'application (En bas à gauche, dans l'écran de l'application). Les nouvelles recettes prennent un certain temps à se propager (voir dans les paramètres, par défaut 5 mn).

Attention, tous les utilisateurs ont le droit d'éditer, on peut donc aussi altérer les recettes que d'autres ont encodées.